Urzędy i instytucje publiczne mają obowiązek stosować pieczątki zawierające dane formalne urzędnika oraz jednostki organizacyjnej. Pieczątka identyfikuje funkcję służbową, a nie osobę prywatną. Zobacz, jakie pieczątki przygotowujemy dla samorządów i instytucji publicznych.
Jakie dane powinny znaleźć się na pieczątce urzędowej?
Treść pieczątki musi jednoznacznie identyfikować funkcję osoby oraz jednostkę. Zawartość najczęściej obejmuje:
- Imię i nazwisko urzędnika
- Stanowisko służbowe
- Nazwę urzędu lub wydziału
- Herb gminy lub miasta (opcjonalnie)
- Dane kontaktowe (opcjonalnie)
Kto może używać pieczątki urzędowej?
Zgodnie z praktyką administracyjną, prawo do posługiwania się pieczątką urzędową przysługuje:
- kierownikom wydziałów i referatów,
- prezydentom, burmistrzom i wójtom,
- dyrektorom jednostek budżetowych,
- rzecznikom prasowym urzędów,
- referendarzom i sekretarzom,
- pracownikom szkół i przedszkoli publicznych.
Pieczątki służą do podpisywania dokumentów urzędowych, zaświadczeń, decyzji administracyjnych i pism wychodzących.
Pieczątka dla Prezydenta Miasta
Pieczątka Prezydenta Miasta identyfikuje osobę pełniącą najwyższy urząd wykonawczy w mieście. Zawiera imię, nazwisko, tytuł oraz herb miasta. Występuje najczęściej w wersji 58×22 mm lub jako pieczęć okrągła z herbem. Stosowana jest na uchwałach, aktach prawnych, protokołach i korespondencji urzędowej.
Pieczątka dla Kierownika Wydziału
Pieczątka kierownika wydziału zawiera stanowisko, imię i nazwisko oraz nazwę wydziału lub referatu. Przykład: „Kierownik Wydziału Ochrony Środowiska”. Stosowana do podpisywania pism, decyzji i wewnętrznych dokumentów jednostki.
Pieczątka dla Dyrektora Jednostki
Pieczątka dyrektora służy do uwierzytelniania decyzji kierowniczych w jednostkach podległych JST – np. w MOPS, ZGK, OPS, ZGM. Zawiera pełne stanowisko, nazwę jednostki i dane identyfikacyjne. Często łączona z numerem NIP lub REGON. Stosowana w korespondencji zewnętrznej i oficjalnych dokumentach.
Pieczątka dla Referendarza
Pieczątka referendarza urzędowego zawiera imię, nazwisko oraz stanowisko, bez danych kontaktowych. Wydawana pracownikom merytorycznym prowadzącym sprawy indywidualne. Używana na pismach procesowych, zaświadczeniach i kartach obiegu dokumentów.
Pieczątka dla Rzecznika Miasta
Pieczątka rzecznika prasowego miasta służy do podpisywania oficjalnych oświadczeń i komunikatów dla mediów. Zawiera imię i nazwisko, tytuł zawodowy oraz nazwę jednostki organizacyjnej. Może zawierać także adres e-mail lub telefon. Wydawana osobom pełniącym funkcję reprezentacyjną.
Pieczątka dla Sekretarza Urzędu
Sekretarz urzędu odpowiada za organizację pracy jednostki. Pieczątka zawiera stanowisko, imię i nazwisko oraz pełną nazwę urzędu. Często wykorzystywana na dokumentach kadrowych, zarządzeniach i decyzjach kierowniczych.
Pieczątka dla Skarbnika Gminy
Skarbnik gminy autoryzuje dokumenty finansowe i budżetowe. Pieczątka zawiera nazwę funkcji, dane urzędnika i jednostki. Może zawierać także numer wewnętrzny lub znak sprawy. Stosowana przy umowach, przelewach i uchwałach budżetowych.
Pieczątka dla Lekarza (przychodnia, szpital)
Pieczątka lekarza zawiera:
- Imię i nazwisko
- Tytuł zawodowy
- Numer prawa wykonywania zawodu
- Specjalizację
- Nazwę placówki (opcjonalnie)
Używana do recept, zaświadczeń i dokumentacji medycznej.
Pieczątka dla Pielęgniarki i Położnej
Zgodnie z ustawą o zawodzie pielęgniarki, pieczątka zawiera:
- Imię i nazwisko
- Tytuł zawodowy (np. licencjat pielęgniarstwa)
- Numer prawa wykonywania zawodu
- Nazwa placówki (jeśli dotyczy)
Wymagana przy dokumentacji medycznej i procedurach pielęgniarskich.
Pieczątka dla Nauczyciela lub Dyrektora Szkoły
Nauczyciele i dyrektorzy szkół posługują się pieczątkami do podpisywania świadectw, zaświadczeń i decyzji administracyjnych. Pieczątka dyrektora zawiera:
- Imię i nazwisko
- Funkcję
- Nazwę szkoły
- Kod pocztowy i adres (opcjonalnie)
Pieczątka dla Kuratorium Oświaty
Kuratoria oświaty używają pieczątek urzędowych do autoryzowania decyzji administracyjnych, opinii i dokumentów nadzoru pedagogicznego. Pieczątki zawierają nazwę jednostki, województwo, imię i nazwisko urzędnika oraz funkcję.
Pieczątka dla Instytucji Kultury
Domy kultury, biblioteki, muzea i galerie posługują się pieczątkami z pełną nazwą instytucji, numerem REGON/NIP i adresem. Stosowane w potwierdzeniach przyjęcia materiałów, wypożyczeniach i umowach z artystami.
Pieczątka dla Straży Miejskiej
Pieczątki dla strażników miejskich zawierają dane funkcjonariusza, numer służbowy oraz nazwę jednostki. Występują w dokumentach wezwań, protokołach i notatkach służbowych.
Pieczątka dla Sądu i Prokuratury
W sądach i prokuraturze pieczęcie są używane przez asystentów sędziów, referendarzy, sekretarzy i prokuratorów. Obowiązuje układ imię + nazwisko + funkcja + wydział + sygnatura sprawy (opcjonalnie). Często w formie okrągłej + pieczątki imiennej.
Pieczątka dla Urzędu Skarbowego i KAS
Pracownicy Krajowej Administracji Skarbowej używają pieczątek służbowych z imieniem, nazwiskiem, funkcją, nazwą urzędu i numerem ID pracownika. Pieczątki są standaryzowane i zgodne z przepisami wewnętrznymi KAS.
Pieczątka dla Zakładu Karnego
Funkcjonariusze Służby Więziennej i administracja ZK stosują pieczątki zawierające nazwę jednostki, stopień i imię urzędnika. Pieczęcie są też stosowane do korespondencji z sądami i służbami zewnętrznymi.
Pieczątka dla Inspektoratu Nadzoru Budowlanego
Pieczątki inspektorów budowlanych zawierają imię, nazwisko, funkcję, nazwę organu i wydział. Używane w decyzjach, kontrolach i protokołach.
Pieczątka dla Instytucji Wojskowych i MSWiA
Pieczątki zawierają oznaczenia JW (jednostka wojskowa), dane oficera lub pracownika cywilnego oraz nazwę instytucji. Mogą mieć charakter tajny lub ograniczony dostęp.
Pieczątka dla Głównego Księgowego
Główny księgowy autoryzuje dokumenty finansowe – faktury, przelewy, sprawozdania. Pieczątka zawiera imię, nazwisko, stanowisko i nazwę jednostki. Często występuje wraz z pieczątką instytucji.
Pieczęć z Godłem Państwowym – Pieczęć Urzędowa
Stosowana przez organy administracji publicznej zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów. Musi zawierać godło RP, nazwę organu oraz oznaczenie urzędowe. Występuje wyłącznie jako pieczęć okrągła o średnicy 36 mm lub 38 mm.
Płatność z odroczonym terminem 14 dni dla szkół i urzędów
Instytucje publiczne mogą skorzystać z uproszczonych zasad płatności:
- Faktura z 14-dniowym terminem płatności
- Wystawienie dokumentu na szkołę, gminę lub instytucję
- Możliwość podania numeru zamówienia wewnętrznego
- Wsparcie w przygotowaniu dokumentacji zamówień publicznych
Płatność możliwa po dostawie – przelewem bankowym.